Ile kosztuje pracownik pracodawcę: etat, zlecenie, student

Pracownik na najniższej krajowej, czyli 4 806 zł brutto na pełnym etacie, kosztuje pracodawcę 5 790,28 zł miesięcznie. Na konto dostaje 3 605,85 zł. Między kwotą, którą wydaje firma, a kwotą, którą widzi pracownik, jest 2 184,43 zł, i to co miesiąc. Rocznie wychodzi 69 483,36 zł kosztu przy 43 270,20 zł wypłaty.

Ile kosztuje pracownik pracodawcę przy innych pensjach, na zleceniu i przy studencie? To zależy od trzech rzeczy: rodzaju umowy, wysokości brutto i tego, w którym miesiącu roku jesteśmy. Ten ostatni punkt zaskakuje najbardziej, bo przy wysokiej pensji koszt pracodawcy pod koniec roku spada o kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Najniższa krajowa: co dokładnie płaci firma

Pracodawca nie płaci jednej „składki ZUS”. Płaci kilka osobnych pozycji, każda liczona od pensji brutto. Przy płacy minimalnej wygląda to tak:

Stopy emerytalnej i rentowej wynikają z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych: emerytalna 19,52 % dzieli się po połowie, rentowa 8 % to 6,5 % po stronie firmy i 1,5 % po stronie pracownika. Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP ustala ustawa budżetowa. Chorobową 2,45 % płaci w całości pracownik, z pensji, więc kosztu firmy nie zwiększa.

Wypadkowa to jedyna pozycja, która różni się między firmami. 1,67 % płaci firma zgłaszająca do ubezpieczenia najwyżej 9 osób. Większa ma stopę wyliczoną przez ZUS i wtedy koszt pracownika może wyjść trochę wyższy albo niższy.

Krótko: koszt pracodawcy to brutto razy 1,2048. Przy 10 000 zł to równo 12 048 zł. Przy 4 806 zł mnożenie daje 5 790,27 zł, a kalkulator pokazuje 5 790,28 zł, bo każdą składkę zaokrągla się do grosza osobno. Wzór działa przy pensji co najmniej równej płacy minimalnej, dopóki roczna suma pensji nie przekroczy limitu składek i pracownik nie jest w PPK. O wyjątkach niżej.

Jak obliczyć koszt pracodawcy od kwoty brutto i od netto

Od brutto to zwykłe mnożenie, pozycja po pozycji. Weźmy 7 000 zł. Emerytalna 9,76 % to 683,20 zł, rentowa 6,5 % to 455,00 zł, wypadkowa 1,67 % to 116,90 zł. Fundusz Pracy z Solidarnościowym, razem 2,45 %, dają 171,50 zł, a FGŚP 7,00 zł. Suma: 1 433,60 zł, więc koszt firmy to 8 433,60 zł miesięcznie i 101 203,20 zł rocznie.

Od netto ręcznie się nie da, a przynajmniej nie w jednym kroku. Netto zależy od składek pracownika, składki zdrowotnej i zaliczki na PIT, a zaliczkę zaokrągla się do pełnych złotych. Trzeba więc szukać brutto, które po wszystkich potrąceniach da wymaganą kwotę na rękę. Kalkulator robi to sam i zwraca najniższe brutto, przy którym netto jest co najmniej takie, jak wpisane.

Koszt pracodawcy od 2 403 do 10 000 zł brutto

Tabela pokazuje pół etatu na płacy minimalnej, pełną płacę minimalną i trzy typowe pensje. Wszystko na umowie o pracę, z PIT-2, bez PPK, wypadkowa 1,67 %. Ostatnia kolumna mówi, ile firma wydaje na każde 100 zł, które pracownik dostaje na rękę.

Widać dwie rzeczy. Po pierwsze, pół etatu jest relatywnie tańsze: 18,03 % ponad brutto zamiast 20,48 %. Fundusz Pracy i Solidarnościowy płaci się dopiero od podstawy równej co najmniej płacy minimalnej w przeliczeniu na miesiąc, a 2 403 zł to połowa. Po drugie, im wyższa pensja, tym więcej firma wydaje na każde 100 zł netto. Składki pracodawcy rosną liniowo, ale podatek pracownika rośnie szybciej, bo stała kwota zmniejszająca podatek waży przy wyższej pensji coraz mniej.

A co, jeśli umawiasz się z pracownikiem na kwotę na rękę? Wpisujesz netto, a kalkulator kosztu pracodawcy dobiera brutto. 5 000 zł netto na etacie to 6 850,14 zł brutto i 8 253,05 zł kosztu firmy miesięcznie, czyli 99 036,60 zł rocznie. Dla porównania 5 000 zł brutto kosztuje 6 024 zł. Różnica w rozmowie o pensji to jedno słowo, a w budżecie firmy ponad 2 229 zł miesięcznie.

Etat, zlecenie, student: ta sama kwota na umowie

Popularne przekonanie mówi, że zlecenie jest dla firmy dużo tańsze niż etat. Przy zleceniu, które jest jedynym tytułem do ubezpieczeń, to nieprawda. Składki po stronie firmy są te same, więc 5 000 zł brutto na zleceniu kosztuje tyle samo co na etacie. Różnica pojawia się po stronie zleceniobiorcy: chorobowe jest dobrowolne, a koszty uzyskania przychodu wynoszą 20 %, więc netto wychodzi wyższe.

Student do 26 lat na zleceniu to jedyny wariant bez składek. Firma płaci dokładnie kwotę z umowy, a student dostaje ją w całości, bo jego przychód do 85 528 zł rocznie jest zwolniony z PIT. Haczyk? Ten układ kończy się w dniu 26. urodzin albo wraz z utratą statusu studenta.

Zleceniobiorca bez chorobowego dostaje najwięcej z „normalnych” zleceń, ale w razie choroby nie dostanie zasiłku. Dla firmy koszt się nie zmienia.

Pensja 30 000 zł miesiąc po miesiącu

Przy wysokiej pensji koszt pracodawcy nie jest stały przez cały rok. Zmieniają go dwa progi: limit składek emerytalnej i rentowej oraz próg podatkowy pracownika. Oto rok umowy o pracę na 30 000 zł brutto, z PIT-2, bez PPK.

Styczeń - kwiecień: 36 144 zł kosztu, 20 781,17 zł netto

Firma płaci 30 000 zł brutto i 6 144 zł składek. Pracownik dostaje 20 781,17 zł. Na każde 100 zł wypłaty firma wydaje 173,93 zł.

Maj: dochód przekracza 120 000 zł

Koszt firmy bez zmian, za to pracownik wchodzi w drugi próg skali. Dochód od początku roku przekracza 120 000 zł i od nadwyżki zaliczka na PIT jest liczona według stawki 32 % zamiast 12 %. W maju netto spada do 19 144,17 zł, a od czerwca do 15 653,17 zł.

Październik: wyczerpuje się limit 30-krotności

Składki emerytalną i rentową płaci się tylko od części pensji do rocznego limitu trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czyli 282 600 zł. Po dziewięciu miesiącach suma podstaw to 270 000 zł, więc w październiku składki liczy się już tylko od 12 600 zł. Koszt firmy spada do 33 314,76 zł, a netto pracownika rośnie do 16 809,08 zł.

Listopad - grudzień: 31 266 zł kosztu

Emerytalnej i rentowej już nie ma. Zostają wypadkowa, Fundusz Pracy, Solidarnościowy i FGŚP, które nie mają limitu: razem 1 266 zł. Koszt firmy to 31 266 zł, netto 17 646,15 zł.

Kto zaplanuje budżet jako dwanaście razy koszt ze stycznia, przeszacuje go o 12 585,24 zł. Przy kilku osobach z wysokimi pensjami to już kwota, którą widać w rachunku firmy. Działa to też w drugą stronę: w styczniu koszt wraca do pełnego poziomu, bo limit liczy się od nowa w każdym roku.

Co by było, gdyby pracownik miał mniej niż 26 lat albo był w PPK

Trzy sytuacje, w których ten sam etat na 5 000 zł kosztuje firmę inaczej albo daje pracownikowi inne netto.

PPK dokłada firmie 75 zł miesięcznie i zabiera pracownikowi 109 zł z wypłaty: 100 zł jego własnej wpłaty i 9 zł wyższej zaliczki, bo wpłata pracodawcy jest dla pracownika przychodem. Zwolnienie dla osób 55+ i 60+ to z kolei 127,50 zł mniej kosztu co miesiąc, przy niezmienionym netto.

Ulga dla młodych działa inaczej, niż wiele osób zakłada: koszt firmy zostaje ten sam. Przy 8 000 zł brutto pracownik do 26 lat kosztuje 9 638,40 zł, tak samo jak starszy kolega. Ulga zwalnia z PIT przychód do 85 528 zł rocznie, więc przez większość roku pracownik dostaje 6 281,91 zł. Limit wyczerpuje się w listopadzie, ale dzięki kwocie zmniejszającej podatek pierwsza zaliczka pojawia się dopiero w grudniu: 498 zł, netto spada do 5 783,91 zł.

Na każde 100 zł wypłaty: ściągawka

Szybka tabela do rozmowy o budżecie. Ile firma wydaje, żeby pracownik dostał 100 zł na rękę, przy wyliczeniach z tego tekstu.

Mnożenie netto razy dwa, które często pada jako „szybki szacunek”, zawyża koszt. Nawet przy 30 000 zł brutto firma wydaje 173,93 zł, a nie 200 zł, na każde 100 zł wypłaty.

Policz koszt swojego etatu

Kalkulator Kosztu Pracodawcy - umowa o pracę, zlecenie albo student, kwota brutto albo netto, PPK, wiek 55/60, ulga dla młodych. Pokazuje koszt miesięczny i roczny z limitem 30-krotności oraz rozbicie każdej składki.

Kalkulator OEE - gdy koszt pracy zestawiasz z tym, ile linia faktycznie produkuje: dostępność, wydajność i jakość maszyny ze zmiany, np. 74,8 % przy 480 minutach i 19 271 sztukach.

Kalkulator Dźwigni Operacyjnej - płace to koszt stały, więc wpływają na to, jak mocno zysk spada przy słabszej sprzedaży: przy dźwigni 1,74 spadek sprzedaży o 20 % obniża zysk o 34,8 %.

Przy budżecie zatrudnienia przydadzą się też

Kalkulator Wynagrodzeń Brutto-Netto - pensja z perspektywy pracownika, bez kosztów firmy.

Kalkulator Stawki Godzinowej B2B - gdy zamiast etatu rozważasz współpracę B2B.

Kalkulator Składek ZUS Przedsiębiorcy - składki właściciela firmy, które płaci niezależnie od pracowników.

Kalkulator Kosztów Uzyskania Przychodu - 250 zł, 300 zł albo 20 % i co to zmienia w netto.

Kalkulator Kosztów Produkcji - jak godzina pracy z narzutami przekłada się na koszt jednej sztuki.

Kalkulator Burn Rate - na ile miesięcy starczy gotówki, gdy płace to największa pozycja kosztów.